Ansette første medarbeider: Alt du bør vite

Den første ansettelsen: Hva skjer egentlig?

Å ansette din første medarbeider er en stor milepæl. Det betyr at virksomheten er klar til å vokse, men det medfører også en rekke juridiske forpliktelser. Du blir arbeidsgiver, og arbeidsmiljøloven gir den ansatte et bredt sett med rettigheter som du som arbeidsgiver plikter å overholde.

Prosessen starter med å finne riktig kandidat, men like viktig er det å ha alt det administrative på plass: du må melde deg inn i arbeidsgiverregisteret, ha en skriftlig arbeidskontrakt klar, tegne yrkesskadeforsikring, og sette opp systemet for skattetrekk og lønnsutbetaling. Denne guiden tar deg gjennom hvert steg.

Steg 1: Registrer deg i arbeidsgiverregisteret

Før du kan ansette noen, må du registrere virksomheten din i arbeidsgiverregisteret i NAV. Dette gjøres via Altinn ved hjelp av skjema «Samordnet registermelding». Registreringen aktiverer din plikt til å rapportere lønn og ansatte via A-ordningen (a-meldingen), som er det månedlige rapporteringssystemet til Skatteetaten, NAV og SSB.

A-meldingen sendes inn månedlig og inneholder opplysninger om alle ansatte, utbetalt lønn, trekk og andre ytelser. De fleste lønnssystemer genererer a-meldingen automatisk. Fristen er den 5. i måneden etter lønnskjøring. Manglende innlevering gir automatiske mulkter.

Steg 2: Skriftlig arbeidskontrakt

Arbeidsmiljøloven § 14-6 krever at alle arbeidsforhold reguleres av en skriftlig arbeidsavtale. Avtalen skal foreligge snarest mulig og senest innen 7 dager etter at arbeidsforholdet begynte. Kontrakten skal minimum inneholde: partenes navn og adresser, arbeidssted, stillingstittel og arbeidsoppgaver, startdato, forventet varighet (ved midlertidig ansettelse), eventuell prøvetid, arbeidstid (daglig og ukentlig), lønn, ferie og feriepenger, samt oppsigelsesfrister.

Prøvetid kan avtales for inntil 6 måneder. I prøvetiden er oppsigelsesfristen gjensidig 14 dager, og terskelen for oppsigelse er noe lavere. Fast ansettelse er normalen – midlertidig ansettelse er kun tillatt i spesielle situasjoner som vikariat, sesongarbeid og prosjekter.

• Arbeidskontrakten skal alltid være skriftlig
• Senest innen 7 dager etter oppstart
• Inkluder lønn, arbeidstid, ferie og oppsigelsesfrist
• Prøvetid kan avtales for inntil 6 måneder
• Fast ansettelse er normalen – midlertidig krever særskilt grunnlag

Steg 3: Lønn, skattetrekk og A-melding

Du plikter å trekke forskuddsskatt av lønn basert på den ansattes skattekort. Skattekortet hentes automatisk fra Skatteetaten via lønnssystemet (eller du kan bruke Altinn). Trekkprosenten er fastsatt av Skatteetaten og varierer per ansatt. Trukket skatt innbetales til Skatteetaten annenhver måned (skattetrekksterminene).

Lønnen må være minst i henhold til gjeldende tariffavtaler dersom bransjen din er tariffbundet. Selv uten tariffavtale er det lovfestet minstelønn i bransjer der dette er vedtatt (renholdsbransjen, byggebransjen, visse servicesektorer). Sjekk om din bransje har allmenngjorte tariffavtaler.

Arbeidsgiveravgift og feriepenger

Arbeidsgiveravgiften er en avgift du betaler av bruttolønnen til alle ansatte. Satsen varierer etter hvilken sone virksomheten er lokalisert i. I sone 1 (Oslo og sentrale strøk) er satsen 14,1 % i 2026. I Nord-Troms og Finnmark (sone V) er satsen 0 %. Avgiften innbetales til Skatteetaten sammen med skattetrekket, annenhver måned.

Feriepenger er 10,2 % av feriepengegrunnlaget (lønn opptjent i opptjeningsåret). For ansatte over 60 år med mer enn 1 uke ferie utover lovens minimum, er satsen 12,5 %. Feriepengene utbetales normalt i juni og belastes lønnsregnskapet for opptjeningsåret. Arbeidsgiveravgift beregnes ikke av feriepenger ved utbetaling.

"Husk at den reelle arbeidskostnaden per ansatt er lønn pluss 14,1 % arbeidsgiveravgift pluss 10,2 % i feriepengeavsetning – totalt ca. 25 % i tillegg til bruttolønnen."

Yrkesskadeforsikring og andre forsikringer

Yrkesskadeforsikring er obligatorisk for alle arbeidsgivere i Norge, uansett antall ansatte eller om de er heltids- eller deltidsansatte. Forsikringen dekker ansatte ved yrkesskader og yrkessykdommer som oppstår i arbeidstiden. Mangler du yrkesskadeforsikring, kan du bli ilagt bøter og bli erstatningsansvarlig ut over forsikringens dekningsramme.

I tillegg bør du vurdere personforsikringer som gruppelivsforsikring og uføreforsikring. Disse er ikke lovpålagte, men kan være attraktive for å tiltrekke og beholde ansatte. Sjekk om bransjen din har tariffavtaler som pålegger bestemte forsikringsordninger.

• Yrkesskadeforsikring er obligatorisk fra første dag
• Forsikring tegnes hos godkjent forsikringsselskap
• Vurder gruppelivsforsikring og uføredekning
• Sjekk tariffavtalens krav til pensjons- og forsikringsordninger
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) kreves for ansatte over 20 år med minst 20 % stilling

Arbeidsmiljø og plikter som arbeidsgiver

Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, både fysisk og psykososialt. Har du minst 5 ansatte, skal det velges en tillitsvalgt og opprettes et arbeidsmiljøutvalg (ved 10 eller flere ansatte). Du skal ha et systematisk HMS-arbeid (helse, miljø og sikkerhet) dokumentert i en HMS-håndbok eller -plan.

Vær forberedt på at ansatte har rett til sykefravær uten å miste jobben, og at du som arbeidsgiver betaler sykepenger de første 16 sykedagene (arbeidsgiverperioden). Fra dag 17 overtar NAV betalingen, men du skal fortsatt tilrettelegge for retur til arbeid. God oppfølging av sykemeldte er lovpålagt og reduserer langtidsfraværet.