Slik byttet vi fra Excel til skybasert regnskap—alt endret

Excel—og så det ikke lenger fungerte

Når Are Moen startet sin IT-konsultbedrift for åtte år siden, brukte han det samme verktøyet som millioner andre: Excel. Spreadsheet etter spreadsheet for regnskap, timeføring, fakturaering, og kundeoppfølging. Det fungerte, mer eller mindre, inntil det ikke gjorde det lenger. For seks måneder siden tok han springet til en skybasert SaaS-løsning, og han sier at det var den beste avgjørelsen han har gjort for virksomheten sin siden han startet. Vi sat ned med Are for å finne ut hvorfor.

Tall og trender

Automatisering endrer alt—tid og data

Are startet med Xledger, en norsk SaaS-løsning for regnskap og fakturaering. Det første han la merke til var tiden—eller mangelen på det. I stedet for å manuelt oppdatere 37 ulike spreadsheets, integrerte han systemet med sin bank, og transaksjonene strømmer inn automatisk. Kundedata, timeføring, og fakturaer er nå sentralisert og tilgjengelig overalt—på skrivebord, mobil, eller tablet.

"Det virker som en liten ting, men når du jobber 60 timer i uken, og halvparten av den tiden ble brukt på å slå sammen data fra fem ulike kilder, så er automatisering ikke lenger en luksus—det er overlevelelse. Pluss, hvis en ansatt er hjemmesyk, eller jeg reiser, så fungerer virksomheten akkurat like bra fordi alt er i skyen."

Sikkerhet og samarbeid—skybasert fordel

Skybaserte verktøy har også transformert hvordan Are samarbeider med sin revisor og sin accountant. I stedet for å sende Excel-filer frem og tilbake (som fort blir forvirrende med 15 versjoner av samme dokument), har begge tilgang til den samme, oppdaterte datakilden. Feil reduseres dramatisk fordi det ikke lenger er rom for mennesker å skrive inn samme tall to ganger og komme med ulike resultater. Sikkerhetsmessig er det også et stor pluss: Hvis Are mistet sin laptop i dag, ville ikke alle virksomhetens data gå tapt fordi det er lagret i skyen og beskyttet av to-faktor-autentisering og regelmessige backups.

Læringskurven—men ROI er raskt

Det er ikke alltid easy street. De første to ukene var forvirrende—Are måtte lære nytt system, migrere gamle data, og trene opp sin ene ansatt. Integrasjonene med hans eksisterende CRM og e-postmarketingsverktøy tok også tid. Pluss, det koster: Xledger var en oppgradering på 12 000 kroner per år sammenlignet med gratis Excel. Men når du teller opp timen han sparte (som han tidligere brukte på manuelt arbeid), tjener han inn investeringen på mindre enn tre måneder.

Råd for småbedrifter—slutt å vente

For nybegynnere innen teknologi og små bedrifter er budskapet klart: slutt å vente. Excel er ikke farlig, men det er heller ikke en langsiktig løsning. Moderne SaaS-verktøy er rimelige, intuitive, og designet spesifikt for små til medium-store bedrifter. Start med ett verktøy (regnskap, timeføring, eller fakturaering), la det fungere, og legg deretter til andre som behovet oppstår. Og mest viktig: velg noe som integrerer med dine andre verktøy. En isolert sky-løsning er bare et annet silos. Are oppsummerte det slik: Jeg skulle gjort det år tidligere. Det eneste som holdt meg tilbake var frykt for forandring. Nå er jeg bare sint for den tiden jeg kastet bort på Excel.