Vi testet HR-plattformen X — verdt pengene?

Er en HR-platform verdt investeringen?

Vi ble bedt om å teste en HR-platform som er populær blant små og mellomstore bedrifter. Prisen starter på 1200 kroner per ansatt årlig. For en bedrift på 50 personer betyr det 60.000 kroner i året.

Spørsmålet var enkelt: sparer denne plattformen oss tid og penger? Eller er det bare en fin måte å betale for noe vi allerede kan gjøre med Excel og en timejournal?

Tre måneder på plattformen

Den første uken var klassisk software-opplæring. Brattere læringskurve enn vi håpte på, men ikke uventet. HR-sjefen vår brukte rundt 15 timer bare på å sette opp strukturen og migrere data fra gamle system.

Etter to uker merket vi første fordelen: tidstykkelsen på lønn. Det som tidligere tok fem timer kunne nå gjøres på 30 minutter. Systemet håndterte beregning av feriepenger, skatt og diverse tillegg automatisk.

Den tredje uken oppstod første irritasjonen: systemet hadde limitasjoner for norske betingelser. Pensjonsinnskudd, særskilte avtaler, og diverse bonuser måtte håndteres manuelt allikevel.

Det som virket — plussa

Sickness tracking (fraværsrapportering) ble dramatisk forenklet. Ansatte rapporterer selv, HR-sjefen får oversikt, og det skjer automatisk uten e-poster og telefonsamtaler.

Dokumentarkivet var en drøm. Alle kontrakter, attester og avtaler på ett sted. Søk fungerte, og man fant aldri lenger feil dokument.

Integrasjon med lønn var reell tidsbesparing. Og integrasjon med e-post-systemet gjorde at avsluttinger av ansatte kunne gjøres fra en plass.

Rapportene var bedre enn vi forventet. Oversikt over ferie, kompensert overtid, og statistikk over fraværsgrunner — alt automatisk.

Tall og trender

HR-teknologi blir stadig mer sofistikert — og flest bruker det. Her er tallene:

Det som ikke virket — minusa

Prismodellen er utsatt. Selv om vi bare brukte 30 av 50 lisenser, måtte vi betale for alle. Og hver gang vi ansatte noen ny, økte kostnadene.

Integrasjon med andre system var fraværende. Vi bruker et eget økonomisystem som ikke snakker med HR-plattformen.

Support var treg. Vi hadde to spørsmål som ikke var besvart etter tre dager. Det er ikke kritisk, men for en bedrift i vekst kan svartid betydning.

Tilpasning til norske regler falt av sted. Vi har avtaler og betingelser som plattformen ikke riktig skjønte, og løsninger måtte hackes rundt.

Konklusjon: Verdt det?

For en bedrift på 30+ ansatte ville vi si ja. Timbesparelsen alene betaler for løsningen innen halvåret.

For mindre bedrifter (10-20 ansatte) kan man kanskje vente. Med manuell lønn kunne det gjøres billigere inntil man vokser.

Det beste med plattformen var ikke at den var smart — det var at den gav dårlig papirbyrde og gjorde hverdagen for HR-sjefen mindre kaotisk.

"En god HR-platform er ikke om å være fancy — det er om å gjøre det rutineartede mulig."