Guide til å holde pressekonferanse: planlegging og gjennomføring

Når bør du holde en pressekonferanse?

En pressekonferanse er et ressurskrevende verktøy og bør kun brukes når nyhetsverdien er stor nok til å rettferdiggjøre at journalister setter av tid. Typiske situasjoner er: store fusjoner eller oppkjøp, alvorlige kriser der direkte kommunikasjon er avgjørende, lanseringer av nasjonalt eller internasjonalt betydning, og tilkjennegivelse av viktige politiske beslutninger.

Mange pressemeldinger som hvert år sendes ut som pressekonferanser, hadde fungert bedre som vanlige pressemeldinger. Journalister er travle og ber selvsagt om desto bedre grunn til å dukke opp fysisk. Vurder alltid om en pressemelding, et digitalt møte eller et bakgrunnsintervju vil nå målet like godt.

Planlegging og logistikk

Start planleggingen minimum to uker i forveien for en ordinær pressekonferanse, og 48–72 timer for en krisesituasjon. Velg et sentralt, lett tilgjengelig lokale med god lydkvalitet og tilstrekkelig plass til kameraoppsett. Teknisk utstyr som mikrofoner, podium, bakgrunnsvegg med logo og gode lysforhold er ikke valgfritt.

Send en tydelig invitasjon med tid, sted, tema og talerliste. Begrens temaet til ett klart budskap – «vi presenterer resultater og lanserer ny strategi» er for mye til én pressekonferanse. Journalister vil ha klarhet om hva som er nyheten før de setter av tid i kalenderen.

• Booking av lokale med god lyd, lys og plass til kamera
• Teknisk sjekkliste: mikrofoner, bakvegg, projektor
• Invitasjon til journalister minimum 3–5 dager i forveien
• Forberede pressemelding og bakgrunnsmateriale
• Brieefe talere og gjennomføre medietrening
• Praktisk koordinering: parkering, adkomst, akkreditering
• Backup-plan for tekniske problemer

Talere, budskap og medietrening

Hold antall talere til et minimum – ideelt én til tre personer. For mange talere fragmenterer budskapet og gjør konferansen rotete. Beslutningstagerne skal presentere, men én kommunikasjonsfaglig person bør styre møtet som moderator.

Det sentrale budskapet – den ene setningen som oppsummerer hele poenget – skal alle talere kunne si uten å nøle. Skriv ned tre nøkkelbudskap og øv til de sitter. Journalister vil prøve å vinkle saken annerledes enn dere ønsker; trening i å «bridje» tilbake til kjernebudskapet er avgjørende.

Medietrening er ikke luksus. Få en kommunikasjonsprofesjonell til å spille journalist og stille de vanskeligste mulige spørsmålene på forhånd. Forbered konkrete svar på de fem–ti spørsmålene du frykter mest. Det er disse spørsmålene som vil stilles.

Gjennomføring og flyt

Åpne pressekonferansen presis. Ventetid på latecomers sender et dårlig signal. Moderatoren bordlegger tekniske regler: telefoner på lydløs, ta kontakt etter for ytterligere kommentarer, fotografer plasseres foran. Presentasjonen varer maksimalt 15 minutter – la journalistene få stille spørsmål.

Under spørsmålsrunden er det moderatorens jobb å sikre at alle slipper til, og at talerens fokus forblir på kjernebudskapet. Ferdigheten å svare på spørsmålet som ble stilt, men deretter «bride» tilbake til kjernebudskapet, er det viktigste kommunikasjonsgrepet i en pressekonferanse.

"En pressekonferanse er ikke en forelesning – det er en dialog. Respekter journalistenes tid og gi dem noe de kan bruke."

Krisepressekonferanse: særlige hensyn

En krisepressekonferanse krever raskere forberedelse og enda tydeligere kommunikasjon. De tre prinsippene i krisekommunikasjon er: vær rask, vær åpen og ta ansvar. Det er bedre å si «vi vet ikke enda, men vi oppdaterer dere innen to timer» enn å tie.

I en krise er tilliten til taleren like viktig som innholdet. Øyekontakt, rolig tone og konsis tale signaliserer kontroll. Unngå defensiv kroppsspråk. Tilby oppfølgingsinformasjon og sett en tidsfrist for neste oppdatering – og hold den.

• Hold pressekonferansen så snart fakta er kjent
• Erkjenn situasjonen – unngå bortforklaringer
• Ha én klar talsperson med fullmakt
• Oppdater regelmessig – selv om det ikke er nytt
• Dokumenter alt som sies og hvem som er til stede

Etterarbeid og oppfølging

Etter pressekonferansen sendes pressemeldingen umiddelbart til alle relevante redaksjoner, inkludert de som ikke møtte. Legg ut video og lydopptak på presserommet så raskt som mulig. Send en e-post til deltakende journalister med takk og lenke til materialet.

Evaluer gjennomføringen internt: Hva fungerte? Hva kan forbedres? Ble kjernebudskapet formidlet korrekt i den faktiske mediedekningen? Avviket mellom det dere ønsket å kommunisere og det mediene faktisk vinklet er den viktigste læringen til neste gang.