Slik velger du riktig SaaS-løsning for bedriften

Introduksjon

Den klassiske kontoret med proprietær programvare installert på hver datamaskin er nå nærmest gått av tiden. I dag bruker de fleste bedrifter sky-baserte tjenester (SaaS — Software as a Service) for å håndtere alt fra økonomistyring til prosjektstyring til kundeforhold. Men med hundrevis av alternativer på markedet, hvordan velger man riktig?

Vi snakker med Kristin Olsen, IT-konsulent som har hjulpet dusinvis av bedrifter velge og implementere SaaS-løsninger. Hun deler sine beste praksis og strategier for å finne løsninger som faktisk fungerer for din bedrift.

Steg 1: Kartlegg dine behov før du shopper

Før du velger en eneste SaaS-løsning, må du forstå nøyaktig hva du trenger. Kristin anbefaler å involvere alle team-medlemmer som skal bruke løsningen — ikke bare ledelsen. Spør deg: Hvilke prosesser skal digitaliseres? Hvilken informasjon må deles på tvers av teamet? Hvor er smertepunktene i dag?

Lag en liste over funksjonaliteter som er "must-have" versus "nice-to-have". Prioriter korrekt. Mange bedrifter ender opp med å betale for avanserte funksjoner de aldri bruker, mens de mangler grunnleggende features de trenger.

Steg 2: Vurder integrasjonsmuligheter

En stor fallgruva er å velge SaaS-løsninger som ikke integrerer godt med det du allerede bruker. Hvis du bruker Microsoft 365, kan du tjene enormt på verktøy som integrates smidig med Excel, Teams og SharePoint. Hvis du bruker Google Workspace, vil Looker Studio og Sheets-integrations være viktig.

Spør løsningsleverandøren eksplisitt: Hvilke andre verktøy integrerer dere med? Hvor stabil er integrasjonen? Hvor ofte oppdateres den? En dårlig integrasjon kan koste deg timer hver dag i manuell datainformasjon-overføring.

Tall og trender

78% av norske bedrifter bruker minst én SaaS-løsning, og denne andelen vokser raskt. Gjennomsnittlig SaaS-utgift per ansatt er omkring 2500 NOK årlig, men varierer betydelig etter bransje. Bytte fra en SaaS-løsning til en annen tar typisk 3-6 måneder.

Steg 3: Test før du forplikter deg

Kristin er klar på dette: Loev helt aldri for en årslisens uten å ha testet verktøyet grundig først. De fleste SaaS-leverandører tilbyr en gratis trial-periode på 14-30 dager. Bruk denne tiden til å la ditt team teste løsningen i virkeligheten med ekte data og virkelige oppgaver.

Be leverandøren om en demo fra noen som virkelig kan systemet — ikke en salgsrepresentant, men en teknikker. Spør harde spørsmål: Hva skjer hvis vi trenger å migrere data ut? Hva er SLA-en for oppetid? Hva er sikkerhetsstandardene?

Steg 4: Budsjett realistisk

SaaS-kostnader kan virke små per måned, men summerer seg raskt når du har flere løsninger. Kristin anbefaler å budsjettere for: lisensprisen, implementerings- og opplæringskostnader, og overhead-kostnader for administrasjon. Mange bedrifter glemmer å budsjettere for opplæring, noe som gjør at systemet ikke blir brukt optimalt.

Husk også at noen SaaS-løsninger tilbyr lavere priser hvis du betaler årlig fremfor månedlig. Hvis du er sikker på løsningen, kan årlig betaling spare deg 10-20%. Men bind deg ikke hvis du fortsatt evaluerer.

Steg 5: Planlegg for implementering og opplæring

En løsning er bare så god som implementeringen. Kristin mener at bedrifter undervurderer hvor lang tid det tar å lære seg en ny løsning. Planen for implementering bør inkludere: datamigrering fra gamle systemer, oppsetting av brukerroller og rettigheter, og grundig opplæring av alle brukere.

Dessverre sliter mange bedrifter med å få stoff-ansatte til å faktisk bruke det nye systemet etter implementering. Det beste trikket er å velge en 'power user' fra hvert avdeling som blir ekspert og kan hjelpe kollegene. Denne personen bør få fritak fra andre oppgaver i introduksjonsfasen.

Fra SaaS-ekspert

Det verste man kan gjøre er å velge en SaaS-løsning basert på at konkurrenten bruker den, eller fordi det er billigst. Velg basert på dine behov og på hvordan løsningen integrerer med resten av systemene dine.

"En dårlig implementert løsning er dårligere enn ingen løsning i det hele tatt, fordi det koster tid og frustrasjoner, og det gir dårlig rykte til digitalisering."