Slik gjør du smart bruk av kontorplassen

Hybrid arbeid endrer kontorbehov radikalt

Fram til pandemien brukte norske bedrifter gjennomsnittlig 15 kvadratmeter kontorplass per ansatt. Med hybrid arbeid kan dette reduseres til 8–10 kvadratmeter uten at produktiviteten senkes. Større bedrifter ser nå mulighetene til å spare millioner årlig gjennom smartere bruk av plassen. Det krever imidlertid bevisst design, teknologi og ledelsestiltak for å fungere veldig.

Tall og trender

Kontorkostnadene er typisk den tredje største kostnadsposten for norsk industri, etter lønn og materialer. En gjennomsnittlig Oslo-basert bedrift med 100 ansatte bruker 4–5 millioner kroner årlig på kontorplass. Ved smart redesign og hybrid arbeid kan mange spare 1–2 millioner årlig. Samtidig øker etterspørselen etter spesialiserte rom for møter, konsentrasjon og samarbeid.

Ekspertmeninger

Vi er ikke lenger inne i en fase hvor bedrifter diskuterer om hybrid arbeid skal være mulig. De diskuterer nå hvordan de skal utnytte kontorplassen smartest. Det handler om design, teknologi og litt organisasjonskultur.

"En kvadratmeter kontorplass som brukes sjelden er en dårlig investering. Smart design handler om fleksibilitet."

Seks prinsipper for smart kontordesign

Sett opp aktivitetsbaserte arbeidsplasser med forskjellige soner for ulike oppgaver. Installer moderne møteromsbooking-systemer som sikrer at rom brukes og ikke er fritt disponert hele dagen. Skapelse av samlingssteder med kaffe og sofaer gjør at folk ønsker å være på kontoret sammen. Sikra at hjemmekontorplassen er ergonomisk korrekt for medarbeidere. Implementer digital tilstede-styring så folk vet hvor kollegaer befinner seg. Installer godt teknisk utstyr for videokonferanser slik at hjemmearbeidende ikke blir andrerangspersoner.

Praktisk gjennomføring

Start med en grundig analyse av hvordan kontorplassen faktisk brukes i dag. Fotografer og observer hele døgn for å forstå mønstre. Gjennomfør undersøkelse blant medarbeidere om hva de ønsker på kontoret. Lag detaljert plan med kostnadsberegning før du begynner ombygginga. Involver medarbeidere i designprosessen — de vil være mer stolt av resultatet og dens bruk blir bedre.

Konklusjon

Kontorplass er ikke lenger en standardvare som alle bedrifter trenger like mye av. Den som blir smartest på å designe for hybrid arbeid, vil få både lavere kostnader og mer fornøyde medarbeidere som ønsker å være på jobben når det er hensiktsmessig.