Reiseregning: mal, satser og regler for trekkfri utbetaling

Hva må en reiseregning inneholde?

En reiseregning er en fortløpende oppstilling som arbeidstakeren skal underskrive, og som skal vise hvordan vedkommende har innrettet seg under tjenestereisen eller arbeidsoppholdet utenfor hjemmet. Etter skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tredje ledd skal dokumentet som minimum inneholde arbeidstakerens navn og adresse, dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver enkelt yrkes- eller tjenestereise, formålet med reisen, og hvilke arrangement den ansatte har deltatt på. Videre må det oppgis navn og adresse på overnattingssted eller utleier, med dato for overnattingene dersom det er flere steder, samt type losji fordelt på hotell, pensjonat, brakke eller annet nærmere angitt losji. Ved overnatting på hybel skal det også tydelig fremgå om den har kokemulighet, da dette påvirker hvilken trekkfri sats som kan brukes.

Ifølge Altinn kan underskriften på reiseregningen være en elektronisk signatur, noe som forenkler arbeidet for både ansatte og arbeidsgivere som bruker digitale systemer. Navn og adresse på overnattingssted kreves imidlertid ikke når den ansatte ordner overnatting selv og mottar nattillegg, for eksempel ved privat overnatting.

Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter skal etter bokføringsforskriften § 5-9 vise hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært, og hvilke arrangement den reisende deltok på. Består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, skal det være gjensidig henvisning mellom dem slik at sammenhengen er tydelig for både regnskapsfører og skattemyndigheter.

Mal for reiseregning – kopier og fyll ut

For å sikre at alle lovpålagte opplysninger er med, kan arbeidsgivere og regnskapsførere bruke en standard mal som dekker feltene i skattebetalingsforskriften og Altinns veiledning. Malen skal gi plass til arbeidstakerens navn og adresse, formålet med reisen, og hvilke arrangement vedkommende deltok på. Avreise og hjemkomst skal angis med både dato og klokkeslett for hver enkelt reise, slik at arbeidsgiveren kan kontrollere reisens varighet og beregne riktig antall døgn eller dagdiett.

Ved overnatting skal navn og adresse på overnattingssted eller utleier føres opp, sammen med dato for overnattingsene dersom det er flere steder. Type losji skal spesifiseres som hotell, pensjonat, brakke, hybel med eller uten kokemulighet, eller annet losji. Dersom den ansatte har kjørt egen bil, skal reiseregningen også inneholde reiserute med utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet, eventuell årsak til omkjøringer, totalt kjørt distanse, og navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for. Kjørt distanse kan dokumenteres med bilens kilometerteller ved begynnelse og slutt av tjenestereisen, med GPS-basert elektronisk kjørebok, eller ved nettbasert kartprogram.

Utlegg som kreves refundert, skal listes med vedlagte kvitteringer. Det skal også fremgå hvilke måltider som er dekket av arbeidsgiver eller arrangør, og om det er mottatt forskudd som skal trekkes fra det samlede beløpet. Til slutt skal reiseregningen underskrives med dato, enten med håndskrevet signatur eller elektronisk signatur.

• Navn og adresse på arbeidstakeren
• Formål med reisen og arrangement
• Avreise og hjemkomst med dato og klokkeslett
• Overnattingssted, type losji og datoer
• Kjøring med egen bil: reiserute, distanse, passasjerer og omkjøringer
• Utlegg med kvitteringer
• Dekkede måltider
• Mottatt forskudd
• Underskrift og dato

Krav til innhold og dokumentasjon

Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning, og ved mangelfull informasjon risikerer mottakeren å måtte skatte for utbetalingene, opplyser Altinn. Kostgodtgjørelse ved overnatting er bare trekkfri når den ikke overstiger satsen i satsforskriften og legitimasjonskravene i tredje ledd er oppfylt, etter skattebetalingsforskriften § 5-6-12 første ledd.

Ved bruk av egen bil på reise i oppdrag for arbeidsgiver, opplyser Altinn at reiseregningen må vise reiserute med utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet, og årsaken til eventuelle omkjøringer. Totalt kjørt distanse skal dokumenteres, for eksempel ved bilens kilometerteller ved begynnelse og slutt av tjenestereisen, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram. Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for, skal også fremgå tydelig, da tillegget er 1,00 kr per kilometer per passasjer etter satsforskriften § 4.

For at utbetaling til dekning av reiseutgifter med tog ut over ordinær billettpris, for eksempel komfortbillett, eller fly skal anses trekkfri, må utgiftene legitimeres ved togbillett, kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskapet. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved en reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser, arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst, samt pris. Dersom reiseselskapet ikke kan levere en reisebeskrivelse, må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling, ifølge skattebetalingsforskriften.

Etter bokføringsforskriften § 5-9 skal dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter være i samsvar med skattebetalingsforskriften. Består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, og opplysningene ikke fremgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dem.

Krav til kvitteringer og bilag

Kvitteringer for alle kostnader som kreves refundert, for eksempel fly, drosje og overnatting, skal legges ved reiseregningen, mens enkelte småutgifter som bompenger og parkeringsavgifter kan føres opp uten kvittering, opplyser Altinn. Faktiske utgifter kan dekkes skattefritt når det foreligger kvittering, og navn og formål med reisen må stå på kvitteringen eller på et vedlegg til den, opplyser Altinn.

I staten skal utgifter til rutefly og beste klasse på tog og skip dokumenteres, drosje og andre ikke-rutegående transportmidler krever som hovedregel forhåndssamtykke, og hotell dekkes etter regning med originalbilag fra overnattingsstedet eller bilag fra reisebyrå, opplyser statens særavtale. Har originalbilaget gått tapt, må det dokumenteres på en annen måte hvilken utgift man har hatt.

Alle oppstillinger og reiseregninger skal oppbevares som bilag til arbeidsgiverens regnskaper, etter skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tolvte ledd. Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, og regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, etter bokføringsloven § 13.

To slags satser: statens regulativ og trekkfrie satser

I utgangspunktet står arbeidsgiver og arbeidstaker fritt til å avtale godtgjøring for kost og losji på reiser i forbindelse med arbeid. Det er imidlertid klare regler for hva som kan utbetales uten å trekke skatt. Skattedirektoratet fastsetter hvert år regler og satser for hva som kan utbetales trekkfritt, mens statens reiseregulativ i utgangspunktet bare gjelder statsansatte, selv om en del private og offentlige virksomheter har knyttet seg til det gjennom egne avtaler, opplyser Altinn. Ifølge Altinn får personlig næringsdrivende kun fradrag for dokumenterte utgifter til kost og losji, og kan ikke bruke de trekkfrie satsene på samme måte som lønnsmottakere. Les mer i guiden om skattetips for gründere.

Statens særavtale ble avtalt 17. desember 2025 og gjelder fra 1. januar 2026 til 31. desember 2027, opplyser PM-2025-12. Ifølge PM-2025-12 gir avtalen fra 1. januar 2026 følgende satser for reiser innenlands: for reiser over 12 timer med overnatting dekkes kost med 1 012 kr per døgn, for reiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer dekkes kost med 397 kr, og for reiser over 12 timer uten overnatting dekkes kost med 736 kr. Satsen for kilometergodtgjørelse for egen bil er 5,30 kr per kilometer. Satsene i særavtalen forhandles årlig med virkning fra 1. januar påfølgende år, ifølge statens særavtale, så satsene for 2027 kan bli andre.

De trekkfrie satsene for 2026 er lavere enn statens og fastsatt i satsforskriften. For skattepliktige som har bodd på hotell og selv betaler frokosten, er den trekkfrie kostgodtgjørelsen 693 kr per døgn etter satsforskriften § 2. For hybel uten kokemuligheter, pensjonat eller brakke er satsen 400 kr per døgn, mens den er 107 kr per døgn for hybel med kokemuligheter eller privat overnatting, etter satsforskriften § 2. På dagsreiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer er satsen 200 kr, og for reiser over 12 timer uten overnatting er den 400 kr etter satsforskriften § 3. Dagdiett på reiser uten overnatting forutsetter at oppdragsstedet er mer enn 15 km fra reisens utgangspunkt, at reisen varer mer enn seks timer og at arbeidstakeren har merkostnader til kost, opplyser Altinn.

For bruk av egen bil på yrkesreise kan det utbetales en trekkfri kilometergodtgjørelse på 3,50 kr per kilometer, også for elbil, etter satsforskriften § 4. Har den ansatte fått tillegg for passasjerer, økes den trekkfrie satsen med 1,00 kr per kilometer per passasjer, etter satsforskriften § 4. Nattillegg utbetalt i samsvar med statens reiseregulativ kan være trekkfritt med inntil 452 kr per døgn etter satsforskriften § 2, forutsatt at legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tredje ledd er oppfylt, unntatt opplysning om navn og adresse på overnattingssted. Ved privat overnatting i utlandet kan det ikke utbetales trekkfritt nattillegg, opplyser Altinn.

Private arbeidsgivere som betaler etter statens satser, må være oppmerksomme på at disse i de fleste tilfeller er høyere enn Skattedirektoratets trekkfrie satser. Utbetaler arbeidsgiver mer enn de trekkfrie satsene, må utbetalingen splittes i en trekkfri og en trekkpliktig del. Arbeidsgiveren skal sørge for at skattetrekket blir riktig, og at den ansatte ikke får en uventet skatteregning senere.

Måltidstrekk og hvordan døgn beregnes

Når den ansatte får dekket ett eller flere måltider etter regning eller er påspandert, skal den trekkfrie diettsatsen reduseres med 20 prosent for frokost, 30 prosent for lunsj og 50 prosent for middag, og beløpene rundes av til nærmeste hele krone etter satsforskriften § 2. Statens særavtale benytter de samme prosentsatsene, og det foretas også måltidstrekk dersom kost er inkludert i billettutgiftene. Statens særavtale foretar likevel ikke måltidstrekk ved enkel servering, og ikke for frokost når ulegitimert nattillegg benyttes.

Ifølge Altinn gjelder trekket bare for fullverdige måltider. Flymat regnes ikke som fullverdig, og det skal derfor ikke gjøres trekk i dietten for mat servert om bord. Videre opplyser Altinn at en reise regnes som reise med overnatting når den ansatte tilbringer mer enn fem timer av natten utenfor hjemmet, der natt er tiden mellom klokken 22.00 og 06.00. Dekker arbeidsgiveren mat etter regning, har arbeidstakeren ikke krav på diettpenger, opplyser Altinn.

Et døgn varer i 24 timer fra reisens starttidspunkt, og reiser som varer mer enn seks timer inn i et nytt døgn, gir rett til full døgndiettsats etter samme sats som siste døgn, mens det ikke gis godtgjørelse for under seks timer inn i et nytt døgn, opplyser Altinn. Statens særavtale regner også et døgn som 24 timer fra det klokkeslettet reisen begynner, ifølge statens særavtale, men bland ikke statens øvrige døgnregler med skattereglene.

Utfylte eksempler

I Altinns første eksempel er en ansatt borte i 26 timer, overnatter på hotell og får dekket frokost og lunsj: hotellsatsen på 693 kr minus 139 kr for frokosten og 208 kr for lunsjen gir 346 kr som kan utbetales trekkfritt, ifølge Altinn. Trekkene er 20 prosent for frokost og 30 prosent for lunsj av døgnsatsen, etter satsforskriften § 2.

I det andre eksempelet er en ansatt borte i 32 timer, bor privat og får dekket middag på kurset: reisen varer mer enn seks timer inn i døgn nummer 2 og gir diett for 2 døgn, og 2 ganger 107 kr er 214 kr, minus 54 kr for middagen gir 160 kr trekkfritt, opplyser Altinn.

Begge eksemplene forutsetter at legitimasjonskravene i reiseregningen er oppfylt. Utbetaler arbeidsgiveren mer enn de trekkfrie satsene, blir overskuddet trekkpliktig, opplyser Altinn, så sammenlign alltid den avtalte godtgjørelsen med de trekkfrie satsene før utbetaling.

Når blir godtgjørelsen skattepliktig?

Etter skatteloven § 5-11 andre ledd er utgiftsgodtgjørelse skattepliktig så langt den gir overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid, eller dekker private kostnader. Den som har rett på trekk- og skattefri godtgjørelse og kan dokumentere høyere merkostnader til kost med kvitteringer og bilag, kan i stedet få dekket disse kostnadene trekk- og skattefritt, etter satsforskriften § 2.

Ifølge Altinn blir overskuddet trekkpliktig når godtgjørelsen overstiger de trekkfrie satsene i satsforskriften. Et viktig unntak gjelder for nattillegg: utbetales nattillegg med høyere sats enn 452 kr per døgn, blir hele beløpet trekkpliktig, ikke bare overskuddet, opplyser Altinn.

Kostgodtgjørelse ved overnatting er etter skattebetalingsforskriften § 5-6-12 første ledd fritatt for forskuddstrekk bare når den ikke overstiger satsen i Skattedirektoratets satsforskrift og oppfyller legitimasjonskravene i tredje ledd. Tilsvarende er kilometergodtgjørelse trekkfri bare med inntil 3,50 kr per kilometer etter satsforskriften § 4 når legitimasjonskravene er oppfylt. Utbetales mer enn de trekkfrie satsene, blir overskuddet trekkpliktig, opplyser Altinn.

Det er avgjørende å skille mellom yrkesreise og privat arbeidsreise. Kjøring i tjeneste anses som yrkesreise og kan godtgjøres trekkfritt inntil de nevnte satsene. Reise mellom hjem og fast arbeidssted regnes derimot som privatkjøring, og utbetalinger for dette er fullt ut skattepliktig inntekt.

Frister og forskudd

Ifølge statens særavtale kan arbeidstakeren få forskudd til dekning av utgifter på reisen. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke gis før forskudd fra tidligere tjenestereiser er gjort opp. Dersom reiseregningen ikke blir gjort opp innen en avtalt frist, kan forskuddet kreves tilbakebetalt gjennom avtale om trekk i lønn.

Etter statens særavtale skal reiseregningen sendes arbeidsgiver snarest, og arbeidstakeren skal levere et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene før forskudd kan gis, opplyser statens særavtale. For andre utgiftsgodtgjørelser enn kost og bil gjelder en egen regel: skjer utbetalingen før utgiften pådras, må arbeidstakeren snarest og senest innen en måned levere endelig oppgave til arbeidsgiveren, etter skattebetalingsforskriften § 5-6-13 andre ledd. Denne fristen gjelder altså ikke alle reiseregninger, så sjekk også hva som er avtalt hos din arbeidsgiver.

Når den ansatte får godtgjort hele eller deler av reiseutgiftene etter standardiserte satser, for eksempel diett eller kilometergodtgjørelse, må dette dokumenteres med en reiseregning. Kvitteringer som kreves direkte refundert, skal legges ved reiseregningen. Arbeidsgiveren skal sørge for at utbetalingen bokføres riktig, og at eventuelle trekkpliktige deler skattlegges.

Praktisk oppsummering

For å sikre at utbetalingen blir trekkfri og at regnskapet er i orden, bør både arbeidstakere og arbeidsgivere gå gjennom en sjekkliste før reiseregningen sendes inn. Manglende opplysninger kan føre til skattepliktig overskudd, avslag på refusjon, eller problemer ved en eventuell revisjon. Kontroller spesielt at satser og måltidstrekk er beregnet etter gjeldende regler for 2026.

• Reiseregningen er underskrevet av arbeidstakeren (elektronisk signatur godtas)
• Navn, adresse, formål, arrangement, avreise og hjemkomst med dato og klokkeslett er utfylt
• Type losji og overnattingssted er oppgitt, med unntak for nattillegg ved privat overnatting
• Ved bilkjøring: reiserute, totalt kjørt distanse, passasjerer og eventuelle omkjøringer er dokumentert
• Kvitteringer for alle utlegg som kreves refundert er vedlagt, mens småutgifter som bompenger er ført opp i reiseregningen
• Måltidstrekk er beregnet etter satsforskriftens prosentsatser og avrundet til nærmeste krone
• Trekkfrie satser er benyttet, og eventuell trekkpliktig del er skilt ut og dokumentert
• Reiseregning og bilag oppbevares etter bokføringsloven § 13 i den lovpålagte perioden etter regnskapsårets slutt