5 verktøy for moderne styrearbeid

Digitalisering av styrerom

Tiden der styremøter var preget av papirstabeler og kaotisk informasjonsflyt, er forbi. I dag bruker 64 prosent av norske bedrifter digitalt styresekretariat og verktøy som gjør styrearbeidet langt mer effektivt. Et modernt styre kan spare 2-3 timer per møte bare ved å ha riktig teknologi.

Når informasjon er organisert, søkbar og lett tilgjengelig, gjør styremedlemmer bedre beslutninger og møtene blir mer produktive. Her er fem verktøy som alle styre bør vurdere.

1. Digitalt styresekretariat

Et digitalt styresekretariat (som Sherppa, BoardCom eller Nasdaq Board) er portalen der hele styrets arbeid skjer. Her lagres møteinnkallinger, sakspapirer, referat og beslutninger på ett sted som alle medlemmer kan få tilgang til. Alt er søkbart, versjonkonrollert og trygt lagret.

Fordeler: Sekretariatsfunksjonen blir mer effektiv, dokumenter er aldri igjen et sted, og styremedlemmer kan forberede seg grundig. Ulemper: Implementering tar tid, og det krever opplæring.

Tall og trender

Styrer som bruker digitalt sekretariat, rapporterer 38 prosent reduksjon i møtetid og 52 prosent bedre dokumentkvalitet. Samtidig har antallet sikkerhetsbrudd i styrerom falt med 67 prosent siden digitalisering.

2. Sikker kommunikasjonsplattform

Et styre diskuterer sensitive saker som ikke kan snakkes om på Slack eller WhatsApp. En sikker kommunikasjonsplattform (som Wickr, Threema eller Teams med sikkerhetsfunksjoner) sikrer at konfidensiell informasjon forblir konfidensiell. Kryptering og autentisering er en må.

3. Et kvalitetsverktøy for møter er også essensielt. Zoom eller Teams er greit, men mange styre bruker nå spesialiserte videokonferanseverktøy som jobber flytløst med styresekretariatet og automatisk lager lydopptakinger som kan søkes i senere.

"Riktig verktøy, bedre styre"

En styreleder som håndterer informasjonsflyt godt, har mulighet til å fokusere på strategi og ledelse i stedet for administrasjon. Det er en stor fordel for hele bedriften.

"Når styremedlemmer ikke bruker halvparten av forberedelsen på å finne riktig dokument eller lete etter siste versjon av et papir, bruker de den tiden til å tenke dypere. Det gjør styrearbeidet bedre."

Hvordan du velger og implementerer

Start med å kartlegge styrets behov. Hvor mange medlemmer har dere? Hvor ofte møtes dere? Hva er deres største utfordring nå? Besvar disse spørsmålene før du kjøper noe. Et digitalt sekretariat som ikke brukes, koster penger uten å gi verdi.

Velg verktøy som har god brukergrensesnitt og god support. Mange leverandører tilbyr demo og prøveperioder. Bruk det! Og husk at implementering og opplæring av styremedlemmer er like viktig som verktøyet selv. En god implementering tar 2-3 måneder, men lønner seg raskt.