4 verktøy for moderne styrearbeid

Digitalisering av styrerom

Et moderne styre håndterer stadig mer dokumentasjon, kommunikasjon og formelle krav til møter og protokoll. Digitale verktøy kan gjøre styrearbeidet mer strukturert og lettere å etterprøve, og loven setter samtidig klare rammer for hvordan et styre kan møtes og dokumentere sine beslutninger, jf. aksjeloven kapittel 6. For en gjennomgang av hvordan styrets og daglig leders roller er fordelt etter loven, se styre vs. ledelse – hva er forskjellen?.

Her er fire kategorier av verktøy et styre kan vurdere, og hva loven faktisk krever av møteform og dokumentasjon underveis.

1. Digitalt styresekretariat

Et digitalt styresekretariat, også kalt styreportal, samler innkallinger, sakspapirer, referater og beslutninger på ett sted som styremedlemmene får tilgang til. Admincontrol beskriver seg selv som en av de mest brukte styreportalene i Norden, med sentral tilgangsstyring, kryptert meldingsfunksjon og elektronisk signering av dokumenter. Den svenske leverandøren Boardeaser tilbyr tilsvarende funksjonalitet med innlogging via BankID. Større, internasjonale styrer bruker gjerne Diligent Boards eller Nasdaq Boardvantage, som begge er etablerte styreportaler med egne løsninger for elektronisk avstemning i styremøter.

En styreportal gjør dokumenter søkbare og versjonskontrollerte, og reduserer faren for at sakspapirer sendes ukryptert på e-post. Ulempen er at innføring av en ny portal krever opplæring av styremedlemmene før den gir full nytte.

Krav til styreprotokoll

Etter aksjeloven § 6-29 skal det føres protokoll fra all styrebehandling, med tid, sted, deltakere, behandlingsmåte og styrets beslutninger. Protokollen skal underskrives av alle styremedlemmer som deltok i behandlingen, med mindre styret har minst fem medlemmer og beslutningen ble truffet i møte — da kan to medlemmer velges til å signere, mot at utskrift sendes de øvrige med frist for merknader. Protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

2. Sikker kommunikasjonsplattform

Et styre diskuterer ofte saker som ikke bør deles i vanlig e-post eller på tjenester som WhatsApp. Ende-til-ende-kryptert meldingstjeneste som sveitsiske Threema, eller Microsoft Teams med virksomhetens egne sikkerhetsinnstillinger aktivert, er eksempler på plattformer som beskytter konfidensiell informasjon i transport og lagring.

3. Videomøter er en egen kategori. Aksjeloven § 6-19 fastslår at styret som hovedregel behandler saker i møte, men at styrelederen kan bestemme at en sak forelegges skriftlig eller behandles på annen måte. Ethvert styremedlem kan likevel kreve at en sak behandles i møte, og mer enn halvparten av styrets medlemmer kan kreve at møtet holdes som et fysisk eller elektronisk møte. Verktøy som Teams eller Zoom dekker det elektroniske alternativet, men styreportalen bør fortsatt brukes til innkalling og protokoll.

4. Personvern og sikkerhet i skytjenester

Når styrearbeid flyttes til skytjenester som behandler personopplysninger om styremedlemmer og ansatte, må virksomheten inngå en databehandleravtale med leverandøren etter personvernforordningen artikkel 28, ifølge Datatilsynets veiledning. Nasjonal sikkerhetsmyndighet anbefaler i tillegg at virksomheter følger grunnprinsippene for IKT-sikkerhet ved valg og bruk av digitale verktøy, blant annet knyttet til tilgangsstyring og flerfaktorautentisering.

Hvordan du velger og implementerer

Kartlegg styrets behov før valg av verktøy: antall medlemmer, møtefrekvens og hvilken informasjon som er mest sensitiv. Et digitalt sekretariat som ikke blir tatt i bruk, koster penger uten å gi verdi.

Sjekk om leverandøren tilbyr demo eller prøveperiode, og avklar hvordan databehandleravtale og tilgangsstyring er løst før data om styremedlemmer og selskapet legges inn i tjenesten. Opplæring av styremedlemmene er en del av innføringen, ikke noe som kommer i tillegg.