Årsregnskap: hvem må levere, hva det skal inneholde og fristene

Hva er årsregnskap og hvem må levere det

Årsregnskapet er den offentlige delen av regnskapsføringen som viser resultatet og den finansielle stillingen for et regnskapsår. Etter regnskapsloven § 1-2 er blant annet aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, statsforetak, samvirkeforetak med salgsinntekter over to millioner kroner, boligbyggelag, borettslag og stiftelser regnskapspliktige. Andre foretak, som ansvarlige selskaper, foreninger og enkeltpersonforetak, får regnskapsplikt først når de passerer bestemte grenser for salgsinntekt, eiendeler eller antall ansatte. Foretak som er omfattet av § 1-2 første ledd nr. 4, 7, 9 eller 11 og som har drevet virksomhet i mer enn ett år, blir først regnskapspliktige når vilkår om å overskride beløpsgrenser eller grense for antall ansatte er oppfylt to år på rad, jf. regnskapsloven § 1-2 annet ledd. Har de først fått regnskapsplikt, beholder de den inntil vilkårene ikke lenger er oppfylt to år på rad, jf. regnskapsloven § 1-2 tredje ledd.

Enkeltpersonforetak omfattes normalt ikke av regnskapsplikten med mindre de samlet har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk, ifølge regnskapsloven § 1-2. For enkeltpersonforetak og ansvarlige selskap som ikke har juridiske personer som deltakere med begrenset ansvar, og som oppfyller kriteriene for små foretak, finnes det en ordning med begrenset regnskapsplikt, opplyser Altinn. Under denne ordningen utarbeides årsregnskapet basert på den avlagte skatterapporteringen kombinert med tilpassede noteopplysninger.

Regnskapsplikt innebærer at foretaket må utarbeide et årsregnskap som minst består av resultat, balanse og noter, og sende det til Regnskapsregisteret, ifølge Altinn. Virksomheter som bare er bokføringspliktige trenger ikke å sende årsregnskap til Regnskapsregisteret, men må likevel føre regnskap etter bokføringsreglene som grunnlag for skattemeldingen, forklarer Altinn. Det betyr at et aksjeselskap alltid er regnskapspliktig, mens et enkeltpersonforetak som ligger under grensene kun har bokføringsplikt. Regnskapsplikten medfører mer omfattende rapportering og offentlig innsyn enn bokføringsplikt alene. Større virksomheter må i tillegg utarbeide årsberetning, og virksomheter med revisjonsplikt må sende inn revisjonsberetning, opplyser Altinn.

Plikten til å utarbeide årsregnskap gjelder selv om det ikke har vært drift i regnskapsåret, ifølge Altinn. Dette gjelder også for virksomheter som er under avvikling, helt til de er slettet fra registrene. Styret, eventuelt deltakerne eller daglig leder, har ansvaret for å sende inn årsregnskapet, selv om regnskapsfører eller revisor er engasjert, presiserer Brønnøysundregistrene.

Dette skal et ordinært årsregnskap inneholde

Etter regnskapsloven § 3-2 skal årsregnskapet som hovedregel inneholde resultatregnskap, balanse og noteopplysninger. Mellomstore og store foretak skal i tillegg utarbeide en kontantstrømoppstilling, mens en oppstilling av endringer i egenkapitalen er valgfri for alle størrelseskategorier. For morselskap i mellomstore og store konsern består årsregnskapet av selskapsregnskap og konsernregnskap, der konsernregnskapet skal omfatte morselskapet og alle datterselskapene som en økonomisk enhet. Transaksjoner mellom konsoliderte foretak skal elimineres og ikke regnskapsføres i konsernregnskapet, presiserer regnskapsloven § 3-2.

Notene skal gi tilleggsinformasjon til årsregnskapet slik at leseren får utdypende informasjon om virksomheten, ifølge Altinn. Kapittel 7 i regnskapsloven regulerer hvilke opplysninger notene minst må inneholde, opplyser Altinn.

Foretak som ikke kvalifiserer som små, skal utarbeide en årsberetning, ifølge Altinn. Årsberetningen er en redegjørelse fra styret og daglig leder som blant annet viser utviklingen i virksomheten og forutsetninger for fortsatt drift. Den skal minst omfatte en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av virksomheten og av dens stilling, samt en beskrivelse av de mest sentrale risikoer og usikkerhetsfaktorer, ifølge regnskapsloven. Videre skal den gi grunnlag for å vurdere den regnskapspliktiges framtidige utvikling, og dersom det i foregående årsberetning eller årsregnskap er angitt resultatmål, skal eventuelle avvik begrunnes, fremgår det av regnskapsloven.

Årsregnskapet og årsberetningen skal være på norsk, ifølge regnskapsloven § 3-4. Skattedirektoratet kan etter søknad gi dispensasjon til å benytte et annet språk enn norsk, og en slik dispensasjon må følge årsregnskapet hvert år ved innsending, opplyser Altinn. Før innsending skal årsregnskapet signeres av samtlige styremedlemmer, og av daglig leder dersom foretaket har en slik, ifølge regnskapsloven § 3-5. Har noen av underskriverne innvendinger, skal de signere med påtegnet forbehold og gi en nærmere redegjørelse, jf. regnskapsloven § 3-5 annet ledd.

Forenklede regler for små foretak

Små foretak kan ved utarbeidelse av årsregnskap følge unntaksbestemmelser i regnskapsloven, ifølge regnskapsloven § 3-1. Størrelseskategorien fastsettes ut fra tre terskler: balansesum, salgsinntekter og gjennomsnittlig antall ansatte, ifølge regnskapsloven. Når en regnskapspliktig på balansedagen overskrider eller ikke lenger overskrider grensene for to av de tre tersklene, får forholdet virkning for størrelseskategorien først for det andre av to regnskapsår etter hverandre hvor dette har inntruffet, jf. regnskapsloven. For konsern er det konsernet samlet sett som må vurdere om det kommer inn under definisjonen av små foretak for å benytte unntakene, opplyser Altinn.

Små foretak trenger ikke å utarbeide årsberetning, ifølge Altinn. De følger egne regler for god regnskapsskikk i små foretak, NRS 8, og enkelte med begrenset regnskapsplikt kan utarbeide årsregnskap basert på skatterapportering, opplyser Altinn. Morselskap i små konsern kan som hovedregel unnlate å utarbeide konsernregnskap, med mindre et av selskapene i konsernet er et foretak av allmenn interesse, ifølge regnskapsloven § 3-2. Et morselskap kan også unnlate konsernregnskap dersom datterselskapene både hver for seg og samlet er av uvesentlig betydning, jf. regnskapsloven § 3-2. Årsregnskapet kan i tillegg inneholde en oppstilling av endringer i egenkapitalen, jf. regnskapsloven § 3-2 første ledd.

For enkeltpersonforetak og ansvarlige selskap uten juridiske personer som deltakere med begrenset ansvar, som i tillegg oppfyller kriteriene for små foretak, gjelder reglene om begrenset regnskapsplikt, ifølge Altinn. Disse kan utarbeide årsregnskapet basert på den avlagte skatterapporteringen med tilpassede noteopplysninger, noe som reduserer arbeidsmengden betraktelig.

Frister for innsending til Regnskapsregisteret

Årsregnskapet og årsberetningen skal fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, ifølge regnskapsloven § 3-1. Senest én måned etter fastsettingen skal regnskapspliktige sende et eksemplar av årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen og attestasjonsuttalelsen om bærekraftsrapporteringen til Regnskapsregisteret, vedlagt et oversendelsesbrev, jf. regnskapsloven § 8-2. For virksomheter som følger kalenderåret, betyr dette at komplett årsregnskap må sendes inn senest 31. juli, opplyser Brønnøysundregistrene og Altinn. Fristen kan ikke utsettes, presiserer Brønnøysundregistrene. Innsendingsplikten gjelder selv om virksomheten ikke har hatt drift eller aktivitet i løpet av året.

Regnskapsåret er normalt kalenderåret, men avvikende regnskapsår kan benyttes dersom dette øker informasjonsverdien på grunn av sesongmessig virksomhet, eller for å følge et utenlandsk morselskaps regnskapsår, ifølge regnskapsloven. I slike tilfeller skal årsregnskapet og årsberetningen fastsettes senest seks måneder etter det avvikende regnskapsårets slutt, ifølge regnskapsloven § 3-1. For nye virksomheter kan det første regnskapsåret være på inntil 18 måneder, opplyser Altinn. Virksomheter stiftet 1. juli eller senere kan dermed velge om de vil utarbeide årsregnskap for dette året, eller slå det sammen med neste år, uten å varsle Regnskapsregisteret, ifølge Altinn.

Årsregnskapet skal godkjennes av generalforsamlingen eller tilsvarende organ senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, ifølge Altinn. Det er viktig å kalle inn til generalforsamling i tide, slik at behandlingen av regnskapet ikke forsinker innsendingen. Komplett årsregnskap skal sendes til Regnskapsregisteret innen én måned etter at det er fastsatt av generalforsamlingen, og det er ikke mulig å få lengre frist, opplyser Altinn. Dersom generalforsamlingen ikke behandler årsregnskapet innen seks måneder, bryter foretaket loven allerede før innsendingsfristen.

Er årsregnskapet sendt før fristen, får virksomheten to uker til å rette mangler eller feil uten å få forsinkelsesgebyr, ifølge Brønnøysundregistrene. Dette gjelder ikke dersom årsregnskapet blir sendt etter innsendingsfristen, og det er derfor lurt å levere i god tid før fristen. Når dokumentene er saksbehandlet, får virksomheten vedtaket i innboksen i Altinn, med varsling på e-post eller SMS, opplyser Brønnøysundregistrene.

Forsinkelsesgebyr og konsekvenser av sen levering

Hvis komplett årsregnskap ikke er sendt til Regnskapsregisteret før fristen, ilegges det et forsinkelsesgebyr, opplyser Brønnøysundregistrene. Forsinkelsesgebyret kan maksimalt bli 69 940 kroner, ifølge Brønnøysundregistrene og Altinn. Det er virksomheten som i første omgang er ansvarlig for betalingen, men hvis den ikke betaler, er medlemmer i styret, deltakere eller i noen tilfeller daglig leder solidarisk ansvarlig for hele kravet, også etter at det er åpnet konkurs, presiserer Brønnøysundregistrene. Solidarisk ansvar betyr at hver enkelt kan kreves for hele beløpet til det er betalt. Fristen for å sende årsregnskap kan ikke utsettes, og du får forsinkelsesgebyr hvis virksomheten ikke overholder fristen, ifølge Brønnøysundregistrene og Altinn.

Dere kan ikke klage på gebyret eller avvise det, men det er mulig å søke om ettergivelse, ifølge Brønnøysundregistrene. Retningslinjene for å få gebyret ettergitt er strenge. Det er Innkrevingsmyndigheten i Skatteetaten som krever inn forsinkelsesgebyret, og alle spørsmål om faktura og betaling må rettes til dem, opplyser Brønnøysundregistrene.

Leveres ikke årsregnskapet innen seks måneder etter innsendingsfristen, kan foretaket bli tvangsoppløst, ifølge Brønnøysundregistrene. Regnskapsregisteret legger da ut melding i Altinn med en ny frist på én måned, og overholdes ikke denne, offentliggjøres foretakets navn på kunngjøringssiden med en frist på fire uker til, jf. Brønnøysundregistrene. Hvis heller ikke denne fristen overholdes, varsles de lokale tingrettene, som kan tvangsoppløse foretaket uten ytterligere varsel, presiserer Brønnøysundregistrene. Selv om komplett årsregnskap sendes inn etter at tingretten er varslet, orienterer Brønnøysundregistrene tingretten om det.

Husk at det er ledelsen som bærer ansvaret, ikke regnskapsføreren.

Revisjonsplikt og unntak for små selskap

Regnskapspliktige skal legge ved revisjonsberetning når årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret, ifølge regnskapsloven § 8-2. Dette gjelder i tillegg til eventuell attestasjonsuttalelse om bærekraftsrapportering for de foretakene som er omfattet av slik plikt, jf. regnskapsloven § 8-2.

Aksjeselskaper er i utgangspunktet revisjonspliktige, men små aksjeselskaper kan velge bort revisjon når omsetningen er under 7 millioner kroner, balansesummen under 27 millioner kroner og gjennomsnittlig antall ansatte under ti årsverk, ifølge Altinn. Foretak av allmenn interesse, som noterte selskap, banker, kredittforetak og forsikringsforetak, skal uavhengig av størrelse følge reglene for store foretak, ifølge regnskapsloven § 1-6. Noterte foretak som er små eller mellomstore, kan likevel følge reglene for små og mellomstore foretak i deler av regnskapsloven, jf. regnskapsloven § 1-6.

For konsern gjelder særskilte regler. Morselskap i mellomstore og store konsern skal utarbeide konsernregnskap, mens morselskap i små konsern kan unnlate dette dersom ingen av selskapene er foretak av allmenn interesse, ifølge regnskapsloven § 3-2. Aksje- eller andelseiere som eier minst 10 prosent av selskapskapitalen, kan kreve at det utarbeides konsernregnskap i tilfeller som omfattes av første ledd, og kravet må framsettes senest seks måneder før regnskapsårets slutt, jf. regnskapsloven. Revisjonsberetning for konsernet må sendes inn sammen med årsregnskapet hvis konsernet er revisjonspliktig, opplyser Altinn.

Forholdet mellom årsregnskap og skattemelding

Årsregnskapet og skattemeldingen er to ulike rapporteringsplikter. Årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret og er offentlig tilgjengelig, mens skattemeldingen for selskap sendes til Skatteetaten, opplyser Altinn. Formålet med årsregnskapet er å formidle relevant informasjon om virksomhetens samlede økonomiske utvikling og finansielle stilling, slik at brukere som potensielle investorer, kunder eller arbeidssøkere kan fatte gode beslutninger.

Selv om årsregnskapet danner det regnskapsmessige grunnlaget for skattemeldingen, er dokumentene separate. Bokføringspliktige virksomheter bruker sitt regnskap som grunnlag for skattemeldingen, men trenger ikke å sende årsregnskap til Regnskapsregisteret, ifølge Altinn. Regnskapspliktige virksomheter må levere begge deler.

Dokumentasjonen som ligger til grunn for årsregnskapet, det vil si bilagene, er ikke offentlige, ifølge Altinn. Det er kun selve årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen som er offentlig tilgjengelig fra Brønnøysundregistrene, og hvem som helst kan be om å få se disse dokumentene hos virksomheten, jf. Altinn.

Slik leverer du årsregnskapet

Innsending av årsregnskapet skjer elektronisk via skjema i Altinn, ifølge Altinn. Departementet kan gi regler som pålegger de regnskapspliktige elektronisk innsending til Regnskapsregisteret, jf. regnskapsloven § 8-2 sjette ledd. Det skal opplyses når årsregnskapet er fastsatt.

Når årsregnskapet er sendt inn, kan det ikke slettes, men det kan unntaksvis erstattes av et nytt regnskap, ifølge Altinn. Hovedregelen er at virksomheten ikke har anledning til å sende inn nytt årsregnskap senere enn fem måneder etter innsendingsfristen, opplyser Altinn. Er årsregnskapet sendt før innsendingsfristen, får foretaket to uker til å rette mangler eller feil uten å få forsinkelsesgebyr, men dette gjelder ikke når det blir sendt etter innsendingsfristen, presiserer Brønnøysundregistrene.

Etter at Brønnøysundregistrene har saksbehandlet årsregnskapet, får virksomheten vedtaket i innboksen i Altinn, med varsling på e-post eller SMS, ifølge Brønnøysundregistrene. Dersom årsregnskapet ikke blir godkjent, står det i vedtaket hva som må rettes før ny innsending. Godkjennes regnskapet, blir det kunngjort på Brønnøysundregistrenes nettsider.

Styret, eventuelt deltakerne eller daglig leder, har ansvaret for innsendingen selv om det er avtalt at regnskapsfører eller revisor skal gjøre det, ifølge Brønnøysundregistrene og Altinn. Det er derfor viktig at ledelsen følger med på at leveransen faktisk skjer, og at den som er ansvarlig for å sende inn, har fått alle nødvendige signaturer og vedlegg i tide.

Oppsummering og sjekkliste for SMB

For små og mellomstore foretak er det avgjørende å ha kontroll på både innhold, frister og ansvarsfordeling. Et årsregnskap som leveres i tide, beskytter mot forsinkelsesgebyr, og manglende levering kan i ytterste konsekvens føre til tvangsoppløsning. Sørg derfor for at regnskapet er i samsvar med god regnskapsskikk, at alle obligatoriske vedlegg er med, og at innsendingen skjer i god tid før fristen.

• Kontroller at resultatregnskap, balanse og noter er komplette og stemmer.
• Sørg for at alle styremedlemmer og daglig leder har signert årsregnskapet.
• Godkjenn årsregnskapet i generalforsamlingen senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, ifølge Altinn.
• Send inn komplett årsregnskap elektronisk via Altinn. For kalenderårsvirksomheter er fristen senest 31. juli, ifølge Altinn og Brønnøysundregistrene.
• Sjekk at eventuell revisjonsberetning og årsberetning er vedlagt dersom dette gjelder for deres foretak.
• Behold en kopi av oversendelsesbrevet og kvitteringen fra Altinn som dokumentasjon på at fristen er overholdt.
• Følg med i Altinn-innboksen for tilbakemelding, og rett eventuelle mangler innen to uker hvis innsendingen skjedde før fristen, ifølge Brønnøysundregistrene.