Kompetanseutvikling i bedrifter: kartlegging og ansvar

Hvorfor kompetanseutvikling er et lederansvar

Kompetanse er ikke noe som bare oppstår av seg selv i en virksomhet. Bedriften trenger rett kunnskap på rett sted til rett tid, og det krever at ledelsen vet hva som finnes i dag, hva som kommer til å trenges, og hvordan gapet skal tettes.

Kompetanseutvikling er også et spørsmål om lov og arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøloven § 4-2 sier at arbeidssituasjonen skal utformes slik at arbeidstakeren får mulighet for faglig og personlig utvikling gjennom arbeidet sitt. Det gjør kompetanse til noe mer enn et personalgode som kan skrus av og på etter budsjettet.

Ledelsen har også en praktisk grunn til å planlegge. Omstillinger som teknologiskifte, fusjoner og omorganiseringer krever ny kunnskap, og Store norske leksikon peker på at forskning viser at informasjon, medbestemmelse og kompetanseutvikling er sentrale faktorer for vellykkede omstillinger.

Hva menes med kompetanse og kompetanseutvikling

Ifølge Store norske leksikon er kompetanse evne eller kvalifikasjoner, for eksempel til å inneha en stilling eller treffe en beslutning. I arbeidslivet brukes ordet vanligvis bredere enn formelle papirer: det omfatter det den ansatte faktisk kan, kan gjøre og er villig til å gjøre. Et vitnemål eller fagbrev forteller bare en del av dette.

Ordet har også en egen juridisk betydning. Ifølge Store norske leksikon betegner kompetanse i jussen evnen til å treffe beslutninger med rettslig bindende kraft, enten for seg selv eller over andre. Det er en annen sak enn faglig kompetanse, og begrepene bør ikke blandes i dokumenter som stillingsbeskrivelser og fullmakter.

Kompetanseutvikling kan skje formelt, gjennom kurs, fagskole og utdanning, og uformelt, gjennom oppgaver, veiledning og samarbeid med kolleger. Store norske leksikon beskriver fagskoleutdanning som høyere yrkesfaglig utdanning som bygger videre på videregående opplæring. For mange bedrifter er en blanding best: korte kurs for nye ferdigheter, læring på jobb for det som er knyttet til egne systemer, og formell utdanning der det trengs en ny kvalifikasjon.

Livslang læring betyr at læring ikke stopper etter første utdanning, men fortsetter gjennom hele yrkeslivet. For en arbeidsgiver er poenget at kompetansen må vedlikeholdes og fornyes jevnlig, ikke bare når noe har gått galt.

Slik kartlegger du kompetansebehovet

En god kartlegging går fra virksomhetens mål til den enkeltes kunnskaper. Rekkefølgen er viktig: det er vanskelig å vurdere hva en ansatt mangler før det er avklart hva virksomheten skal klare om to til tre år. Kartleggingen kan gjøres enkel, selv i en liten bedrift, så lenge den er skriftlig og blir fulgt opp.

Sjekklisten under viser trinnene som er vanlige i slikt arbeid. Offentlige veiledere, blant annet fra Kompetanse Norge, har egne verktøy, og de bør sjekkes direkte før bedriften velger metode.

Medarbeidersamtalen er en naturlig arena for den individuelle delen. Der kan leder og ansatt snakke om oppgaver, utviklingsønsker og hva som mangler for å mestre endringer som kommer. En mal finnes i guiden om medarbeidersamtale med spørsmål du kan kopiere.

Samtaler alene gir likevel et ufullstendig bilde. Kombiner dem derfor med opplysninger om utdanning, sertifikater og faktiske arbeidsoppgaver. Lovpålagt kompetanse, som sikkerhetsopplæring, bør alltid kartlegges separat, siden den ikke er valgfri.

• Beskriv virksomhetens mål og strategi for de neste årene.
• List opp hvilke oppgaver og roller som trengs for å nå målene.
• Kartlegg dagens kompetanse: utdanning, kurs, sertifikater og erfaring.
• Sammenlign behov og dagens situasjon og skriv ned gapene.
• Skill mellom lovpålagte krav og ønsket kompetanse.
• Vurder kritikalitet: hva rammer bedriften hardest hvis det ikke tettes?
• Bruk medarbeidersamtalene til å sjekke og supplere bildet.
• Dokumenter resultatet slik at det kan oppdateres neste år.

Fra kartlegging til kompetanseplan

Kartleggingen gir en liste over gap. Kompetanseplanen er svaret på hva bedriften gjør med dem, hvem som har ansvar og når det skal være gjort.

Tiltakene kan velges ut fra hva som passer behovet. Intern opplæring og opplæring på jobb passer for kunnskap som er knyttet til egne rutiner og systemer. Eksterne kurs og formell utdanning passer når det trengs ny fagkunnskap eller sertifisering. Rekruttering er riktig svar når behovet er så stort eller så raskt at opplæring ikke er realistisk.

Prioriter etter hvor mye gapet koster virksomheten og hvor raskt det må tettes. Avklar også hvem som betaler, om opplæringen skjer i arbeidstiden, og om det skal avtales bindingstid eller refusjon ved fratredelse. Slike vilkår bør settes skriftlig før kurset starter, ikke etterpå.

Vanlige feil er å lage planen én gang og aldri se på den igjen, å kartlegge uten å sette av penger, og å la kompetanseutvikling bli et personalspørsmål uten kobling til forretningen. Sett en fast gjennomgang, for eksempel årlig og i tilknytning til budsjettarbeidet. Ledere som selv skal utvikles kan finne ideer i guiden om lederutvikling i Norge.

Arbeidsgivers ansvar for opplæring

Arbeidsmiljøloven setter noen klare minstekrav. Etter arbeidsmiljøloven § 3-2 skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstakeren gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer ved arbeidet og får den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig. Samme paragraf krever at de som skal lede eller kontrollere andre har nødvendig kompetanse til å følge opp at arbeidet gjøres forsvarlig.

Er det behov for personlig verneutstyr, skal arbeidstakeren ifølge § 3-2 også få opplæring i bruken. Dette er lovpålagt opplæring, og den er arbeidsgivers ansvar, ikke noe den ansatte kan avkreves å ordne selv.

Ved endringer går ansvaret lenger. Arbeidsmiljøloven § 4-2 krever at arbeidstakere og tillitsvalgte holdes løpende informert om systemer som brukes i arbeidet, og at de får nødvendig opplæring i dem. Under omstillingsprosesser skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Innføring av nytt IT-system eller ny arbeidsmåte utløser dermed et opplæringsansvar.

Tilrettelegging henger også sammen med kompetanse. Etter § 4-6 skal arbeidsgiver så langt det er mulig iverksette nødvendige tiltak slik at en arbeidstaker som har fått redusert arbeidsevne på grunn av ulykke, sykdom eller slitasje kan beholde eller få et passende arbeid. Oppfølgingsplan skal utarbeides senest når arbeidstakeren har vært helt eller delvis borte i fire uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Omskolering eller tilpasset opplæring kan være et slikt tiltak. Kravet om et forsvarlig arbeidsmiljø i § 4-1 gjelder bak alt dette.

Utover lovkravene er kompetanseheving i hovedsak frivillig for arbeidsgiver, men ansatte kan ha rett til utdanningspermisjon etter arbeidsmiljøloven § 12-11. Etter arbeidsmiljøloven § 12-11 har en arbeidstaker som har vært i arbeidslivet i minst tre år og ansatt hos arbeidsgiveren de siste to årene, rett til hel eller delvis permisjon i inntil tre år for organiserte utdanningstilbud. Utdanning ut over grunnskole eller videregående nivå må være yrkesrelatert. Loven gir rett til permisjon, men sier ikke at arbeidsgiver må betale utdanningen.

Permisjon kan ikke kreves når den vil hindre arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer, ifølge § 12-11. Arbeidstakeren må varsle skriftlig, og arbeidsgiver som mener vilkårene ikke er oppfylt, skal snarest mulig og senest innen seks måneder underrette skriftlig. Er permisjonen kortere enn seks måneder er fristen tre måneder, og for permisjon under én måned to måneder. Ha derfor en rutine for å svare i tide, siden sen respons er en lett feil å gjøre.

NAV og virkemidler for bedrifter

Opplæringstilbudene til Nav er i hovedsak rettet mot personer som søker arbeid, ikke mot bedriftens vanlige etterutdanning av egne ansatte. Ifølge Nav kan opplæring være aktuelt for arbeidssøkere som har vanskelig for å få jobb fordi de mangler formelle kvalifikasjoner eller har svake grunnleggende ferdigheter. Nav må først ha vurdert at tiltaket er aktuelt for den enkelte. Støtte til opplæring kan som hovedregel gis i inntil 3 år, og i noen tilfeller i inntil 4 år, opplyser Nav.

Regelen er altså at Nav vurderer behovet og avgjør tilbudet. For en arbeidsgiver kan dette likevel være relevant ved rekruttering: en kandidat som trenger kvalifisering kan ha et løp hos Nav, og samarbeid med Nav-kontoret kan avklare hva som er mulig. Bedriften bør ikke love opplæring på Navs regning på forhånd.

Et eksempel på misforståelse er opplæringspenger. Nav opplyser at opplæringspenger kan gis når det er nødvendig med opplæring for å ta seg av et barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom. Nav understreker at ansatte rundt barnet ikke får opplæringspenger for å bli opplært. Opplæringspenger dekker altså ikke vanlige kurs for ansatte.

Når en ansatt får opplæringspenger, har arbeidsgiver likevel oppgaver: Nav forklarer at arbeidsgiver må sende inntektsmelding når en ansatt søker om opplæringspenger. Dette er en ordning for omsorgssituasjoner, ikke kompetansebygging i bedriften.

Kompetansepolitikken er en del av arbeidslivspolitikken. Store norske leksikon skriver at digitalisering, automatisering og nye arbeidsformer har gitt kompetanseutvikling og livslang læring økt betydning i omstillingspolitikken, og at grønn omstilling endrer kompetansebehov i arbeidslivet.

Partssamarbeidet er et fast element. Store norske leksikon forklarer at tillitsvalgte spiller en sentral rolle i drøftinger om blant annet kompetanseutvikling. Inviter derfor tillitsvalgte og verneombud inn tidlig når kompetanseplanen utarbeides.

Utdanningspermisjon og fagskole: når ansatte vil lære mer

Noen ansatte ønsker mer utdanning enn bedriften har planlagt. Da kan de ha rett til utdanningspermisjon etter arbeidsmiljøloven § 12-11. Etter arbeidsmiljøloven § 12-11 må utdanning ut over grunnskole eller videregående nivå være yrkesrelatert, og det omfatter alle typer arbeidsmarkedsrelevant etter- og videreutdanning.

Retten er likevel ikke ubegrenset. Ifølge loven kan permisjon ikke kreves når den vil være til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer. Den ansatte må varsle skriftlig, med opplysninger om utdanningens faglige innhold og varighet. Vil arbeidsgiver hevde at vilkårene ikke er oppfylt, må det meddeles skriftlig snarest mulig og senest innen seks måneder.

Etter § 12-11 har arbeidstaker ikke rett til ny permisjon før det har gått dobbelt så lang tid som den forrige varte og minst ett år siden den startet, unntatt for kurs under én måned. Arbeidsmiljøloven § 12-11 unntar kurs under én måneds varighet fra kravet om ventetid før ny utdanningspermisjon. For bedriften lønner det seg å svare tidlig og dokumentere vurderingen, slik at en uenighet ikke blir stående ubesvart.

Fagskole er en mulig vei for ansatte med fagbrev som vil bygge videre. Store norske leksikon skriver at fagskolene normalt tilbyr utdanning på inntil to års varighet, og at mange tilbyr nettbaserte studier og deltidsstudier som lar studentene kombinere skole med arbeid. De fleste studiene krever fag- eller svennebrev eller treårig yrkesfaglig opplæring, men søkere kan også realkompetansevurderes. Mange fagskoler tilbyr nettbaserte studier og deltidsstudier, noe som ifølge Store norske leksikon gjør det mulig å kombinere skole med arbeid.

Det er lett å forveksle ordningene. Nav oppgir at opplæringspenger gjelder opplæring for å ta seg av barn med funksjonshemning eller langvarig sykdom, og at de ikke gis til å lære opp ansatte rundt barnet. Ordningen er altså ikke et tilskudd til bedriftens kompetansetiltak.

Praktiske råd og neste steg

For å komme i gang trenger bedriften ikke et stort prosjekt. Start med å kartlegge det lovpålagte, siden det er arbeidsgivers eget ansvar etter arbeidsmiljøloven § 3-2. Gå deretter videre til kompetanse som trengs for strategien.

Dokumentasjon er viktig. Før opp hvem som har fått hvilken opplæring og når, og lagre kursbevis og instrukser. Loven krever for eksempel i § 4-6 at arbeidsgiver kan dokumentere hvordan reglene om oppfølgingsplan og dialogmøte er fulgt opp, og samme tenkemåte lønner seg for opplæring.

Ansatte som vurderer formell utdanning eller karrierebytte trenger ofte avklaring om permisjon, økonomi og arbeidstid. Hjelp dem med å sette seg inn i rettighetene sine, og henvis til guiden om voksenopplæring og karrierebytte.

Sjekklisten under oppsummerer neste steg.

• Kartlegg lovpålagt opplæring og sjekk at den er gjennomført og dokumentert.
• Beskriv virksomhetens mål og hvilke ferdigheter de krever.
• Bruk medarbeidersamtalene til å samle inn behov og ønsker.
• Lag en plan med ansvar, frister og budsjett.
• Avklar hvem som betaler og hva som skjer ved fratredelse.
• Sjekk offentlige ordninger direkte hos ansvarlig etat før du regner med støtte.
• Sett rutine for å svare på søknader om utdanningspermisjon i tide.
• Gå gjennom planen minst én gang i året.