Årshjul med frister: mal for Excel, Word og Planner

Hva er et årshjul, og hva skal det brukes til?

Et årshjul er en oversikt over oppgaver, møter og frister som kommer igjen hvert år, vist som et hjul delt i årets måneder eller som en tabell. Du lager det ved å samle de faste oppgavene, plassere hver av dem i riktig måned med frist og ansvarlig, og tegne hjulet i for eksempel Excel eller PowerPoint, eller legge oppgavene inn som gjentakende oppgaver i Planner.

Hjulet gir en felles oversikt over faste møter, frister, rapporter, valg og vedlikehold, slik at alle ser hva som kommer og hvem som har ansvaret. Denne guiden skiller mellom lovkrav, som er frister og plikter som står i lov, forskrift eller hos en etat, og god praksis, som er egne rutiner som gjør det lettere å rekke fristene. Det er fristene og pliktene som kan være lovpålagt, ikke selve årshjulet.

For styret gir et årshjul forutsigbarhet: styremedlemmene kan forberede seg til møter i god tid, regnskapsfører kan planlegge arbeidet, og HMS-ansvarlige kan se når kartlegging, risikovurdering og utvalgsmøter skal skje. I foreninger og lag gjør hjulet det lettere for et nytt styre å overta, fordi rutinene ligger samlet på ett sted.

Mal for årshjul: dette bør den inneholde

En god mal er en tabell med kolonnene måned, oppgave, frist, ansvarlig, lovkrav eller god praksis (med kilde) og status. Kildekolonnen gjør det lett å sjekke om en frist fortsatt gjelder når regelverket endres, og statuskolonnen viser om en oppgave er planlagt, i gang eller ferdig.

Slik lager du et årshjul, steg for steg:

• Samle alle faste oppgaver, møter og frister fra fjorårets kalender, regelverket og avtaler
• Merk hver av dem som lovkrav eller god praksis, og noter kilden
• Plasser oppgaven i måneden der arbeidet må starte, ikke bare måneden fristen går ut
• Gi hver oppgave én ansvarlig
• Velg verktøy: Excel eller PowerPoint for et bilde av hjulet, Planner eller Outlook for påminnelser
• Del hjulet, og gå gjennom det jevnlig

Slik lager du et årshjul i Excel

Skriv årets måneder i én kolonne og samme verdi for hver måned i kolonnen ved siden av, slik at alle sektorene i hjulet blir like store. Microsoft forklarer at sektordiagrammer kan konvertere én kolonne eller rad, at hver sektor viser hvor stor den er i forhold til hele diagrammet, og at de fungerer best når ingen av dataverdiene er null eller mindre enn null, ifølge Microsofts veiledning for sektordiagram.

Merk dataene, velg Sett inn > Sett inn sektor- eller hjuldiagram, og velg ønsket diagram, opplyser Microsoft. Velg deretter diagrammet og bruk knappene ved siden av: dataetiketter for å vise månedsnavnene, Diagramstiler for farge og stil, og Diagramfiltre for å vise eller skjule data. Du kan også dra ut en enkeltsektor for å fremheve den, for eksempel måneden dere er i.

Microsoft skriver selv at sektordiagrammer fungerer best når du ikke har flere enn sju kategorier, fordi flere sektorer kan gjøre diagrammet vanskelig å lese, opplyser Microsoft. Et årshjul med alle årets måneder bryter dette rådet, så hold teksten i hjulet kort, og legg detaljene i en tabell på et eget ark med én rad per oppgave og kolonnene fra malen.

Slik lager du et årshjul i Word og PowerPoint

I Word velger du Sett inn > Diagram, velger Sektor og dobbeltklikker ønsket sektordiagram, og i PowerPoint setter du inn et sektordiagram fra Sett inn-fanen og velger det du vil legge til på lysbildet, opplyser Microsoft. I begge erstatter du plassholderdataene med egne data i regnearket som vises, og i Word ordner knappen Alternativer for oppsett diagrammet og teksten i dokumentet.

Et alternativ er SmartArt, som du velger i Illustrasjoner-gruppen på Sett inn-fanen, og du skriver inn tekst ved å velge [Tekst] i tekstruten, opplyser Microsoft. Flere figurer legger du til med pilen ved siden av Legg til figur og deretter Legg til figur etter, og fargene endrer du med Endre farger i gruppen SmartArt-stiler på fanen SmartArt-utforming. Vil du ha en tittel eller annen tekst ved siden av eller oppå grafikken, velger du Tekstboks i Tekst-gruppen på Sett inn-fanen.

Blant kretsoppsettene brukes Grunnleggende syklus, Blokker syklus, Kontinuerlig krets og Krets uten angitt retning til å representere en kontinuerlig sekvens med faser, oppgaver eller hendelser i en sirkelflyt, og de passer for et årshjul, ifølge Microsofts beskrivelse av kretsoppsettene. Grunnleggende sektor og Segmentert krets gjør bare de første sju linjene med tekst på nivå 1 om til sektorfigurer, så de passer ikke når hver måned skal ha sin egen sektor, mens Kretsmatrise bruker de fire første linjene og kan brukes til et hjul delt i kvartaler.

Årshjul i Teams, Planner og Outlook

I Teams velger du kanalen, velger Legg til en fane > Apper øverst i kanalen og legger til Planner, og deretter kan du lage en ny plan fra grunnen av eller fra en ferdiglaget mal, eller legge til en eksisterende plan som er delt med kanalen, opplyser Microsoft. Planner kan også brukes som egen app i Teams eller i nettleseren.

I Planner velger du oppgaven, fyller ut Startdato og Forfallsdato, velger Gjenta-feltet og et intervall som Daglig, Ukedager (MF), Ukentlig, Månedlig eller Årlig, og under Egendefinert finner du flere valg, blant annet en årlig forfallsdato, opplyser Microsoft. I den egendefinerte gjentakelsesruten kan du blant annet velge bestemte ukedager eller en spesifikk dato i måneden, og Planner viser bare gjeldende forekomst, slik at neste forekomst vises først når du markerer den gjeldende som fullført.

Gjentakelsen bygger på den opprinnelige oppgavens forfallsdato, og fjerner du forfallsdatoen, fjernes regelmessigheten og serien avvikles, opplyser Microsoft. Microsoft skriver at trinnene snart oppdateres for den nye Planner-opplevelsen, og Planner gir en liste med påminnelser, ikke et tegnet hjul, så kombiner gjerne Planner med et hjul laget i PowerPoint eller Excel.

For faste møter, som styremøter og AMU-møter, velger du i klassisk Outlook Nytt møte på Hjem-fanen i kalenderen, Gjør regelmessig, et mønster i boksen Regelmessig avtale og når serien slutter under Regelmessighetsområde, opplyser Microsoft. I nye Outlook velger du Ny hendelse, legger til tittel, velger Inviter deltakere og skriver inn hvem som skal være med, velger tid, velger Ikke gjenta og deretter intervallet du vil bruke, og sender invitasjonen.

Eksempel på årshjul for aksjeselskap

Skattemeldingen skal leveres innen utgangen av mai i året etter skattleggingsperioden for selskap som nevnt i skatteloven § 2-2 første ledd og for eier av enkeltpersonforetak, mens fristen for andre skattepliktige er utgangen av april, etter skatteforvaltningsforskriften § 8-2-3.

Ordinær generalforsamling skal holdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår og skal godkjenne årsregnskapet og eventuell årsberetning, herunder utdeling av utbytte, etter aksjeloven § 5-5. Årsregnskapet, eventuell årsberetning og revisjonsberetning skal senest en uke før generalforsamlingen sendes til hver aksjeeier med kjent adresse. Når regnskapsåret følger kalenderåret, havner fristen for generalforsamlingen dermed i juni.

Alle innsendingspliktige virksomheter skal sende komplett årsregnskap til Regnskapsregisteret senest 31. juli, og Brønnøysundregistrene kan ikke utsette fristen, opplyser Brønnøysundregistrene. Plikten gjelder selv om det ikke er drift, forsinkelsesgebyret kan bli 69 940 kroner, og sendes årsregnskapet før fristen, får du 2 uker til å rette mangler eller feil uten gebyr, ifølge Brønnøysundregistrene. Styret, eventuelt deltakerne eller daglig leder, har ansvaret selv om regnskapsfører eller revisor skal sende det, og innsendingen er en annen plikt enn skattemeldingen.

Som god praksis kan hjulet i tillegg vise et styremøte som behandler årsregnskap og årsberetning før innkallingen til generalforsamlingen, budsjett og plan for neste år om høsten, og en fast møteplan for styret. Mer om reglene står i guidene om generalforsamling i aksjeselskap og årsregnskap for små foretak.

Eksempel på HMS-årshjul

Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse, og virksomheten skal blant annet fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage planer og tiltak, etter internkontrollforskriften § 5. Virksomheten skal også iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser og foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen, og nr. 4 til og med nr. 8 skal dokumenteres skriftlig, opplyser internkontrollforskriften § 5. Forskriften sier ikke hvor ofte gjennomgangen skal skje, så et fast tidspunkt hvert år er god praksis, ikke et lovkrav.

Virksomheter med minst 30 arbeidstakere skal ha arbeidsmiljøutvalg (AMU), og virksomheter med mellom 10 og 30 arbeidstakere skal ha det når én av partene krever det, opplyser Arbeidstilsynet. Utvalget skal ha like mange representanter fra arbeidsgiver og arbeidstaker, minimum fire og helst ikke mer enn åtte medlemmer, ifølge Altinn.

AMU bestemmer selv hvor ofte det skal ha møter, men normalt skal det holdes minst 4 møter hvert år, og utvalget skal holde møte dersom minst to medlemmer krever det, opplyser Arbeidstilsynet. Det skal skrives referat fra alle møtene, og utvalget skal bidra til en handlingsplan for verne- og miljøarbeidet og foreta befaringer i virksomheten.

Hvert år skal AMU gi en rapport om arbeidet sitt til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner, og årsrapportene skal ikke sendes til Arbeidstilsynet, men oppbevares i virksomheten, opplyser Arbeidstilsynet. Medlemmene velges for to år av gangen, lederen for ett år, annenhver gang fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden, og minimumskravet er 40 timer opplæring så snart som mulig etter et nyvalg, opplyser Arbeidstilsynet.

Et eksempel på plassering, som er god praksis og ikke lovkrav, er mål og handlingsplan i starten av året, AMU-møter spredt over året, årsrapporten fra AMU tidlig i året, kartlegging og risikovurdering før sommeren, befaring om høsten, gjennomgang av internkontrollen mot slutten av året og valg av AMU-medlemmer når toårsperioden går ut.

Eksempel på årshjul for borettslag

Borettslaget skal holde ordinær generalforsamling innen utgangen av juni hvert år, og styret skal på forhånd varsle alle andelseiere med kjent adresse om dato for møtet og om siste frist for å levere inn saker, etter borettslagsloven § 7-4. Godkjenning av årsregnskapet og eventuell årsberetning skal alltid tas opp og avgjøres på den ordinære generalforsamlingen, og årsregnskapet, eventuell årsberetning og revisjonsberetningen skal senest åtte dager før generalforsamlingen sendes til alle andelseiere med kjent adresse.

Plasser dette baklengs fra juni i hjulet: først varsel om dato og frist for saker, så ferdig regnskap, så utsendingen av dokumentene og til slutt generalforsamlingen. Rekkefølgen er god praksis, mens fristene er lov.

Alle andre generalforsamlinger enn den ordinære er ekstraordinære, og protokollen fra generalforsamlingen skal signeres av møtelederen og minst én annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som er til stede, opplyser Brønnøysundregistrene. Som god praksis kan hjulet også vise vedlikeholdsplaner, gjennomgang av forsikringer og en årlig gjennomgang av vedtektene.

Eksempel på årshjul for skole, forening og trening

For skoler, foreninger og lag handler årshjulet om struktur, ikke om lovpålagte frister. Start hjulet i måneden skoleåret eller sesongen begynner, slik at årets rytme blir naturlig å lese.

For en forening står årsmøtet og fristene for det i vedtektene, så hent dem derfra og legg dem inn baklengs fra årsmøtet. Hjulet kan også vise når styret behandler budsjett, når årsmeldingen skrives, og når påmelding til arrangementer åpner.

For trening kan hjulet vise perioder med ulikt fokus og konkurranser gjennom sesongen. Merk alle punktene som god praksis, fordel ansvaret og hold status oppdatert, så blir det lett for nye ledere å ta over.

Slik holder du årshjulet oppdatert

Gi hjulet én eier, for eksempel daglig leder, styreleder eller HMS-ansvarlig, og legg inn en fast gjennomgang ved årsskiftet. Sjekk fristene mot Lovdata og etatenes sider hvert år, fordi regler endres, og skriv dato for siste oppdatering i hjulet.

Hold lovkrav og god praksis atskilt med egne kolonner eller farger, slik at det ikke er tvil om hva som er juridisk bindende. Bland heller ikke skattemeldingen til Skatteetaten og årsregnskapet til Regnskapsregisteret, som er to ulike rapporteringsplikter, påpeker Brønnøysundregistrene.

Når du kopierer fjorårets hjul, bør du gå gjennom hver oppgave på nytt i stedet for bare å endre årstallet: er ansvarlig person den samme, har styret vedtatt nye rutiner, og har lovteksten eller etatens side endret seg siden sist? Legg gjerne inn en egen oppgave i hjulet for denne gjennomgangen, så den ikke blir glemt.